Haben wir natürlich fein säuberlich aufgeschrieben und zum einen in Hinweisen zusammengefaßt, die regelmäßig an Tagungsorganisatoren verteilt werden und zum anderen in einem Tagungsordner abgeheftet, der durch die Hände der Studierenden wandert, die ein studentisches Programm etc. organisieren. Dann gibt’s noch die große Ideenliste mit allen Ideen und deren Beschreibungen, die uns im Laufe der Zeit über den Weg liefen und auf ihre Realisierung bzw. Ergänzung warten.
Im Organisationskomitee soll die Studentenschaft durch mindestens ein Mitglied vertreten sein. Es ist für die Organisation und Durchführung der studentischen Veranstaltungen und Aktionen verantwortlich. Die betreffende Kandidatin soll auch Mitglied im Präsidiumsarbeitskreis sein bzw. werden. Eine enge Zusammenarbeit mit der örtlichen Fachschaft ist anzustreben.
Veranstaltungen der Studierenden sollen von Anfang an als Bestandteil des Programms (auch finanziell) eingeplant werden. Die Veranstaltungen können wissenschaftlichen Charakter haben (z.B. Vorstellung von Diplomarbeiten, Podiumsdiskussion über die Informatik-Ausbildung) oder der Kommunikation dienen (z.B. Austausch über Studiensituation, Arbeit in der GI, Information über Studienmöglichkeiten in Europa etc.). Eine der '' kommunikativen" Veranstaltungen soll am ersten Tag der Tagung stattfinden.
Bei der Darstellung des Tagungsprogramms (Invitation/Call For Papers, Programmheft, Auftaktveranstaltung etc.) sind die studentischen Interessen angemessen zu berücksichtigen. Eine Veröffentlichung der Ergebnisse von Arbeitskreisen oder Diskussionen der Studierenden in einer Publikation der GI (Informatik-Spektrum, Tagungsband o.ä.) soll ermöglicht werden.
Parallel zu den Tutorien (d.h. möglichst vor den Fachvorträgen) könnten ausgewiesen gute Dozenten "Kompaktvorlesungen" zu ihren Spezialgebieten halten. Dadurch haben die Studierenden die Möglichkeit, auch einmal Dozentinnen von anderen Hochschulen zu erleben bzw. Vorlesungen zu Themen zu hören, die an ihrer Hochschule nicht angeboten werden.
Die reine Tagungsgebühr für Studierende (ohne Tagungsband (TB), Spätzahlerzuschläge,
Rahmenprogramm) soll 25% der reinen Tagungsgebühr für GI-Mitglieder (ohne Anteile für TB, Spätzahlerzuschläge, Rahmenprogramm) nicht übersteigen. Dabei sollte die Tagungsgebühr für Studierende als Obergrenze ("Deckel") 50 DM (wenn GI-Mitglied) bzw. 75 DM betragen. In die Tagungsgebühren mit TB für Studierende sollte nach Möglichkeit nicht der volle Kostensatz eines TB eingerechnet werden.
Bei eventuell stattfindenden Tutorien soll Studierenden die Teilnahme ermöglicht werden.
Dafür könnten
Auswärtigen Studierenden sollte durch ein Angebot zur (teilzeitigen) Mitarbeit bei der Tagung (Werkvertrag) die Möglichkeit gegeben werden, sich einen Teil ihrer Unkosten zu erarbeiten. Diese Studierenden müssen bereits am Vortag der Tagung zu einer Vorbesprechung/Diensteinteilung anreisen. Präferenzen für Zeiten der Nicht- bzw. Beschäftigung müssen die Studierenden vorab angeben
Zur Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln soll aufgerufen werden. Den Anmeldebestätigungen sollte die Broschüre Städteverbindungen der DB für den jeweiligen Tagungsort und ein Linienplan/Preisliste des lokalen Nahverkehrsunternehmens beigelegt werden. Beides dürfte kostenlos zu erhalten sein.
Die Bundesbahn bietet für Kongresse verbilligt Fahrkarten an. Die Konditionen sollen erfragt und evaluiert werden. Auf die übrigen Sonderangebote der Bundesbahn (Abteilkarten, Spar- und Nachttarife, Bahncard) soll hingewiesen werden.
Die Bildung von Fahrgemeinschaften kann hierbei durch ein besonderes Feld im Anmeldeformular '' Biete/Suche BahnFG am ... von ... nach ..." organisiert werden. Bis zu einem Stichtag werden dann den Interessenten die Adressen der anderen Interessenten in ihren Einzugsbereich zugeschickt.
Viele Verkehrsverbunde bieten Kongreßkarten an. Auch Sonderkonditionen für Studierende sollen erfragt werden.
Das Organisationskomitee sollte auch Mitfahrgelegenheiten für PKW analog zu Bahnfahrgemeinschaften organisieren. Außerdem soll im Programm zur spontanen Bildung solcher Fahrgemeinschaften aufgerufen werden. Dies kann auf der Tagung dann durch ein Anschlagbrett '' Biete/Suche..." unterstützt werden. Aus versicherungsrechtlichen Gründen darf ein erhobener Benzinkostenanteil einen gewissen Betrag (ca. 6 Pfg./km) nicht übersteigen. Außerdem gibt es gewerbliche Mitfahrvermittlungen.
Für Studierende sollen stark verbilligte Unterkünfte organisiert werden (Kontingente in Jugendherbergen und Studentenwohnheimen bzw. private Schlafplätze). Dies sollte das Organisationskomitee rechtzeitig tun, bevor hier andere Vermittler (Reisebüros etc.) tätig werden, die i.a. hohe Gebühren verlangen. Die finanziellen Risiken solcher Selbstvermittlungen müssen geklärt werden. Im Anmeldeformular dürfen die preiswerten Unterkünfte dann auch nicht vergessen werden.
Wenn eine Vereinbarung mit dem örtlichen Studentenwerk oder einem anderen Verpfleger existiert, sollen für Studierende ausreichend Essenmarken/-bons ausgehandelt werden. Im übrigen sind die Studentenwerke verpflichtet, an Studierende aller Hochschulen gegen Vorlage des Studentenausweises preiswerte Verpflegung auszugeben.
Den Studierenden soll die Durchführung spezieller Aktionen ermöglicht werden. Ein Beispiel dafür ist die Einrichtung und Durchführung eines ''StudentInnen-Cafes". Diese Aktionen dürfen nicht an den Rand der Tagung gedrängt werden, da sie gerade -- aber nicht nur -- für Studierende eine weitere Möglichkeit der Kommunikation mit den DozentInnen und untereinander bieten. Studentische Veranstaltungen sollten nicht parallel zu anderen Rahmenveranstaltungen liegen.